En un negocio hay un montón de cosas por realizar, en cada departamento ocurren procedimientos que complementan el futuro de la compañía y el cumplimiento de los objetivos; normalmente todas estas tareas generan pilas de documentos que de alguna forma deben ser agendadas y ordenadas para que el resto de los equipos de trabajo logren encontrarla y administrar fácilmente, lo cual requiere de una estrategia que permita versatilidad y agilidad a fin de aumentar la productividad; hoy hablaremos de la implementación del escáner de códigos de barras.

Esta herramienta tiene su base en la organización del inventario, al incluir de manera simple un montón de información dentro de un código compuesto por barras negras y blancas que es interpretado por un lector de códigos de barras el cual los refleja en un computador que es capaz de visualizar y ordenar en una base de datos para que cualquier departamento sea capaz de acceder a ellos, comprobarlos y emplearlos en cualquiera de sus acciones.

El sistema de etiquetas con códigos de barra es sumamente útil para evitar los retrasos, las distracciones y el porcentaje de errores en cada uno de los departamentos y en consecuencia incrementar el valor de la compañía; su efectividad ya se ha comprobado en el área del inventario, pero ahora es posible atraer los beneficios a la gestión documental dentro del sistema de archivo de la compañía, de forma que el área administrativa también goce de mayor productividad, profesionalismo, seguridad y aumento de la moral de los empleados.

Implementando esta estrategia se pueden clasificar facturas, cartas, contratos y demás documentos de manera rápida, eficiente y segura, al reservar una copia del registro de manera virtual, en donde no se perderán los datos, se romperán, traspapelen o deterioren.

¿Es lo mismo que escanear los documentos?

Claro que no, como mencionamos antes, el volumen de archivos que hay en una oficina es demasiado y escanearlos implica realizar un proceso arduo por cada hoja individual, lo cual llevará muchas horas de trabajo que no serán provechosas y abren la puerta a muchos errores humanos, como extraviar un archivo importante, romperlo o no digitalizarlo de manera apropiada, perdiendo datos significativos para la continuidad de los procesos empresariales.

Implementar los códigos de barras es muy diferente y supone un mecanismo que no es proclive a errores y permite una evolución de la gestión documental; la información pertinente del documento como su clasificación, fecha, importancia, ubicación física o resumen de contenido se condensan en una sucesión de líneas negras que son detectadas por el escáner de códigos de barras y permiten ser almacenadas en forma práctica, rápida y sistemática.

Es un procedimiento simple y adaptado a las tendencias del mercado, el cual permite que tanto una pequeña empresa como una multinacional clasifiquen y consulten sus documentos de manera eficiente y sin tantas complicaciones.

Beneficios

Algunas de las ventajas más significativas son:

Tiempo

La reducción de horas invertidas en tareas repetitivas de clasificación, lectura, almacenamiento, entre otras es sumamente significativa puesto que permite a los empleados, con sólo un escaneado, conocer lo más relevante de un documento o ubicarlo a través de una base de datos a la cual pueden acceder diferentes departamentos de la compañía.

Ahorro en costes de papelería

Muchas veces para clasificar un documento o una serie de archivos se emplea otro papel que muestra la misma información que se logra resumir en una etiqueta con código de barras; esta técnica no sólo permite reducir los costos de papelería al ahorrar tinta, hojas y vida útil de las impresoras tradicionales, sino que también le permite comprometerse con la protección del medio ambiente.

Reducción de empleados en las tareas de gestión documental

Archivar cientos de documentos requiere de más de un empleado; por lo que es necesario pagar a un trabajador extra o sacar a alguno de sus labores tradicionales para ocuparlo en una tarea poco productiva, algo que afecta a la compañía. Con la implementación del escáner de códigos de barras sólo requiere de un trabajador y el resto sólo dependerá del poder de la tecnología.

Evita la pérdida de documentos

Perder un documento implica muchos inconvenientes, en particular si es un papel imprescindible para un procedimiento futuro en algún otro departamento, algo que le implica daños en las relaciones internas de la empresa y en los procedimientos rutinarios de los diferentes departamentos.

Seguridad

Un código de barras es extremadamente seguro pues únicamente podrá acceder a la información que contiene con los equipos y permisos autorizados, de forma que la información sensible como secretos corporativos o balances financieros permanece segura y clasificada ante terceros.

Si desea conocer más información respecto a la implementación del escáner de códigos de barras en la gestión documental de su empresa contáctese con los expertos llamando al (01) 748 2410 o escribiéndonos al WhatsApp +51 947 944 845 para conocer más información de nuestras impresoras, etiquetas y lectores de alta calidad que optimicen el procedimiento.