Si actualizarán los equipos en su sistema POS o lo implementarán por primera vez, seguramente tienen algunas dudas. Realizar una buena compra es crucial para mejorar la atención al cliente y automatizar las ventas. Consideren los aspectos que mencionaremos a continuación, entre los que destaca la adquisición de equipo de calidad, como el lector de código de barras.
Aclaraciones previas
Es importante conocer algunos conceptos para una implementación exitosa del sistema POS, especialmente si son primerizos:
Sistema POS
Mejora y facilita las ventas y procesos en tiendas, como cobros con tarjeta o efectivo, gestión de inventarios, generación de reportes, entre otros. Está conformado por los siguientes elementos:
Hardware
Se trata del componente físico y abarca varios dispositivos diseñados específicamente para el sistema, como impresoras de etiquetas, lector de código de barras, CPU, entre otros.
Software
Se refiere al programa informático para gestionar las ventas y otros procesos, como registro de clientes y ventas, control de inventarios, formas de pago, entre otros.
¿Cómo implementar exitosamente el sistema POS?
Es posible si consideran los siguientes aspectos:
Definir su presupuesto
Es importante establecer límites de gasto para comprar los dispositivos y programas requeridos, de esta manera, la elección de aquellos más adecuados a su presupuesto será más sencilla. Elijan los que sean más urgentes y solucionen sus problemas específicos. Un método sencillo es buscar en la red el precio promedio y realizar una sumatoria para tener una cifra aproximada de gasto.
Aseguren la compatibilidad del sistema
Adquieran equipos que sean compatibles entre sí y, en caso de contar con un sistema POS antiguo, opten por aquellos que sean compatibles con él para que lo actualicen gradualmente en caso de no contar con suficiente presupuesto. Por ejemplo, al comprar un CPU, asegúrese de que sea compatible con su monitor o con interfaces estándar. Lo ideal es que los equipos sean de la misma marca, pero no es imposible combinar aquellos de diferentes fabricantes.
Soporte técnico
Elijan un proveedor que les brinde soporte técnico en caso de incidentes y que ofrezca soluciones rápidas, ágiles y efectivas. Debe contar con buena reputación, amplia experiencia, una larga lista de clientes satisfechos, brindar garantías y contar con refacciones originales en caso de averías en los componentes del sistema.
Definir el uso más conveniente
Esto varía según el espacio en mostrador, tipo de tienda, entre otros aspectos. Las principales opciones son terminales POS todo en uno con pantalla táctil, laptops compactas, entre otros. Elijan equipos que faciliten la atención al cliente y los procesos comerciales con socios.
Características
Hay varias características a considerar, como la memoria RAM para operar de forma ininterrumpida, capacidad del disco duro para el software que elijan, sistema operativo con actualizaciones constante, pantalla táctil, teclados con ranura para tarjetas, entre otros. Según el límite de gasto que establezcan, tienen la opción de elegir terminales POS o equipos más sencillos y económicos que soporten el software.
Equipos
Como mencionamos, compren únicamente los equipos que necesiten si su capacidad de gasto es limitada. Por ejemplo, si comercian con confiterías a granel, adquieran una báscula de autoservicio. Si los comprobantes de pago serán enviados vía e-mail a los clientes, quizá no sea útil adquirir impresoras de las etiquetas de código de barras. Un sistema POS para primerizos posee los siguientes equipos:
Impresoras de etiquetas
Permiten impresiones rápidas para agilizar las ventas. Hay dos tipos ampliamente usados: impresoras de transferencia térmica y térmicas directas. Las últimas son las más convenientes para sistemas POS, ya que son más asequibles, no necesitan tinta o tóner y se recomiendan para aplicaciones no tan demandantes, como las operaciones industriales.
Esta herramienta es crucial para grandes inventarios o tiendas de bricolaje, alimentos o productos farmacéuticos, ya que registran los productos en el software, tanto las entradas como salidas de ventas, traspasos entre bodegas, entre otras operaciones. Encontrarán modelos estacionarios, inalámbricos que operan mediante Bluetooth o WiFi, industriales o para negocios minoristas, entre otros.
Gaveta de valores
Facilita el almacenamiento y organización del dinero en efectivo y brinda seguridad en las transacciones.
Monitor touchscreen y CPU
Permite a los usuarios interactuar de manera visual con el software y seguir los procesos requeridos para completar las ventas. En el caso del CPU, está conformado por el disco duro, tarjeta madre, memoria, unidad de disco y admite otros accesorios, por ejemplo, tarjetas de red.
Teclados programables
Son similares a los teclados convencionales, pero integran teclas que pueden configurarse según las necesidades de la tienda para realizar funciones específicas. Integran igual una ranura para el paso de tarjetas bancarias.
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